MANAJEMEN PERSEDIAAN

KONSEP DASAR
Definisi: Persediaan merupakan simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi.

Pengendalian persediaan: aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.

MENGAPA PERSEDIAAN DIKELOLA
1. Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar.
2. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan.
3. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.

ALIRAN MATERIAL



Bahan dalam
proses
Vendor Bahan Barang dalam Barang Customer
Pemasok mentah proses jadi (Pelanggan)
Barang dalam
Proses




Jenis Persediaan:
a. Persediaan bahan mentah.Bahan mentah adalah bahan yang akan digunakan untuk memproduksi barang dagangan.
b. Persediaan barang setengah jadi
Bahan setengah jadi adalah barang yang belum selesai sepenuhnya menjadi barang dagangan.
c. Persediaan barang jadi
Barang jadi adalah barang yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dijual.

Persediaan diperlukan untuk mengantisipasi ketidaksempurnaan pasar.
Contoh: Jika perusahaan membutuhkan bahan mentah untuk proses produksinya, bahan mentah akan datang pada saat itu juga. Jika situasi seperti itu terjadi, maka persediaan bahan mentah tidak diperlukan. Tetapi kenyataannya, bahan mentah bisa terlambat datang. Untuk mengantisipasi keterlambatan tsb. (ketidaksempurnaan pasar), persediaaan pasar diperlukan, sehingga proses produksi tidak akan terhambat hanya karena bahan mentah belum datang. Ini juga bisa diterapakan pada persediaan barang dagangan.

MANFAAT INVESTASI PADA PERSEDIAAN
a. Memanfaatkan Diskon Kuantitas.Diskon kuantitas diperoleh jika perusahaan membeli dalam kuantitas yang besar. Perusahaan membeli melebihi kebutuhan sehingga ada yang dismpan sebagai persediaan.
b. Menghindari kekurangan bahan (out of stock).Jika pelanggan datang untuk membeli barang dagangan, kemudian perusahaan tidak mempunyai barang tsb, maka perusahaan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Untuk menghindari situasi tsb, perusahaan harus mempunyai persediaan barang jadi.
c. Manfaat pemasaran. Jika perusahaan mempunyai persediaan barang dagangan yangb lengkap, maka pelanggan/calon pelanggan akan terkesan dengan kelengkapan barang dagangan yang kita tawarkan. Reputasi perusahaan bisa meningkat. Di sampng itu jika perusahaan selalu mampu memenuhi keinginan pelanggan pada saat dibutuhkan maka kepuasan pelanggan semakin baik, dan perusahaan semakin untung.
Spekulasi
Kadang-kadang persediaan digunakan untuk berspekulasi. Jika perusahaanan mengantisipasi kenaikan harga (misal inflasi meningkat), nilai persediaan akan meningkat dalam situasi inflasi, maka akan meningkatkan profitabilitas perusahaan.
BIAYA YANG BERKAITAN DENGAN PERSEDIAAN
a. Biaya investasi. Investasi pada persediaan seperti investasi pada piutang/modal kerja lainnya. Biaya investasi bisa berupa biaya kesempatan karena dana tertanam di persediaan dan bukan tertanam pada investasi lainnya.
b. Biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan mencakaup biaya eksplisit, seperti biaya sewa gudang, asuransi, pajak, & biaya kerusakan persediaan.
c. Biaya order. Untuk memperoleh persediaaan, perusahaan akan melakukan order persediaan tsb. Biaya order mencakup biaya administrasi yang berkaitan dengan aktivitas memesan persediaan, biaya transportasi dan pengangkutan persediaan.

Menetapkan Persediaan
 Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh :
Persediaan terlalu kecil
Hilangnya kesempatan ; untuk menjual –
memperoleh laba
Persediaan terlalu besar
Adanya biaya besar ; memperkecil laba –
memperbesar resiko

Keuntungan meningkatkan persediaan
 Perusahaan dapat
 Mempengaruhi ekonomi produksi
 Mempengaruhi pembelian
 Dapat memenuhi pesanan dengan lebih cepat

Kerugian adanya persediaan
 Biaya penyimpanan
 Biaya pemindahan
 Pengembalian modal yang tertanam dalam bentuk persediaan

Fokus Pengelolaan persediaan
 Berapa banyak yang harus dipesan pada waktu tertentu ?
 Berapa banyak jenis persediaan yang harus disimpan ?
 Kapan sebaiknya persediaan dipesan ?

Tujuan pengelolaan persediaan
 Menyediaan persediaan yang dibutuhkan untuk menyokong operasi dengan biaya minimum
Biaya Persediaan
 Biaya yang berhubungan dengan persediaan
 Biaya penyimpanan persediaan
 Biaya pengadaan persediaan
 Biaya akibat kekurangan persediaan

Biaya penyimpanan persediaan (Carrying cost)
 Bersifat variabel terhadap jumlah inventori yang dibeli
 Total biaya penyimpanan :

TCC = C. P. A
Persediaan rata-rata
A = Q / 2
= ( S / N ) / 2



Termasuk Biaya Penyimpanan – Carrying Costs
 Sewa gudang
 Biaya pemeliharaan barang di dalam gudang
 Biaya modal yang tertanam dalam inventori
 Pajak
 Asuransi

Besarnya Carrying Cost Dapat diperhitungkan dengan dua cara
 Berdasarkan persentase tertentu dari nilai inventori rata – rata
 Berdasarkan biayan per unit barang yang disimpan (dari jumlah rata – rata)


Biaya Pemesanan ( Ordering Cost )
Bersifat varisbel terhadap frekuensi pesanan
Total biaya pemesanan
TOC = F. ( S / Q )

Termasuk Biaya Pemesanan – Ordering Costs
 Biaya selama proses pesanan
 Biaya pengiriman permintaan
 Biaya penerimaan barang
 Biaya penempatan barang ke dalam gudang
 Baiaya prosesing pembayaran kepada supplier




Total Biaya Persediaan
 TIC = TCC + TOC
atau
 TIC = C. P. ( Q / 2 ) + F. ( S / Q)

Kuantitas Pemesanan Yang Optimal
a. Dalam penentuan persediaan yang optimal dapat digunakan model kuantitas pemesanan yang ekonomis : Economic Ordering Quantity Model = EOQ
b. EOQ adalah Kuantitas persediaan yang optimal atau yang menyebabkan biaya persediaan mencapai titik terendah
c. Model EOQ adalah Suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkan biaya persediaan.

Dua Dasar Keputusan Dalam Model EOQ
a. Berapa jumlah bahan mentah yang harus dipesan pada saat bahan tersebut perlu dibeli kembali – Replenishment cycle
b. Kapan perlu dilakukan pembelian kembali

Model EOQ
Asumsi Model EOQ
 Jumlah kebutuhan bahan mentah sudah dapat ditentukan lebih dahulu secara pasti untuk penggunaan selama satu tahun atau satu periode
 Penggunaan bahan selalu pada tingkat yang konstan secara kontinyu
 Pesanan persis diterima pada saat tingkat persediaan sama dengan nol atau diatas safety stock
 Harga konstan selama periode tersebut

Pemesanan Ulang – Reorder Point
 Titik dimana pemesanan harus dilakukan lagi untuk mengisi persediaan
 Titik pemesan ulang
= Waktu tunggu x tingkat penggunaan

Persediaan Pengaman – Safety Stocks
Persediaan tambahan yang dimiliki untuk berjaga-jaga terhadap perubahan tingkat penjualan atau kelambatan produksi – pengiriman


Maka
Persediaan awal = EOQ + Safety stock
Persediaan rata – rata
= ( EOQ / 2 ) + safety stock

Menentukan Besarnya Safety Stock
 Faktor pengalaman
 Faktor dugaan
 Biaya
 Keterlambatan
Contoh Kasus
 Perusahaan A penjualan 2,6 juta kg terigu, biaya pemesanan $ 5000, biaya penyimpanan 2 % dari harga beli dan harga beli $ 5 /kg.
 Persediaan pengaman 50.000 kg dan waktu pengiriman 2 minggu dan setiap pemesanan terigu harus dengan kelipatan 2000 kg

Besarnya EOQ
 EOQ =
=  ( 2 x 5000 x 2600000) / (0.02 x 5 )
= 509902 Kg
= 510.000 Kg
Pemesanan Ulang
 Penggunaan per minggu
= ( 2.600.000 / 52 ) = 50.000 Kg
 Titik pemesan ulang
= Waktu pengiriman + safety stock
= (2 minggu x 50.000) + 50.000
= 100.000 + 50.000
= 150.000 Kg

Pemesanan Dalam Satu Tahun
 Pemesanan dalam satu tahun
= ( 2.600.000 / 510.000 )
= 5,098 kali atau 72 hari
= 10 minggu

 Tingkat Pemakaian per hari
= ( 2.600.000 / 365 )
= 7.123, 287 Kg atau 7.124 Kg
Biaya Penyimpanan
 TCC = C. P. A atau TCC = C.P. (Q/2)
 TCC
= (0,02) x ( $ 5) x (510.000 / 2)
= 0,1 x 255.000
= $ 25.500

Biaya Pemesanan
 TOC = F. ( S / Q )
 TOC
= $ 5000 x ( 2.600.000 / 510.000 )
= $ 5000 x (5,098)
= $ 25.490,20

Biaya Safety Stock
= C. P . (safety stock)
= (0,02) x ( $ 5 ) x ( 50.000 )
= 0,1 x ( 50.000 )
= $ 5.000



Total Biaya Persediaan - TIC
Biaya Penyimpanan + Biaya Pemesanan + Biaya safety stock
$ 25.500 + $ 25.490,20 + $ 5.000
$ 55.990, 20

Lanjutan Contoh Kasus ……
 Jika perusahaan A membeli terigu sebanyak 650.000 Kg maka biaya pengiriman ditangung oleh perusahaan pengolahan gandum sebesar $ 3.500
 Apakah penawaran ini menguntungkan atau tidak
Biaya Persediaan - TIC
Biaya pemesanan = $ 5.000 - $ 3.500 = $ 1.500

TCC = (0,02) x ($ 5) x (650.000 / 2 )
= 0,1 x 325.000
= $ 32.500
TOC = $ 1.500 x ( 2.600.000 / 510.000)
= $ 1.500 x 5,098
= $ 7.647
TIC = $ 32.500 + $ 7.647 + $ 5.000
= $ 45.147

Analisis
 Jika pesanan sejumlah
510.000 Kg Biaya persediaan $ 55.990,20
650.000 Kg Biaya persediaan $ 45.147
 Penawaran dari perusahaan pengolahan gandum perlu dipertimbangkan
 Pemesanan dalam satu tahun
= 2.600.000 / 650.000 = 4 kali atau 13 minggu



Sistem Pengendalian Persediaan
 Metode garis merah – red line method
 Metode dua peti – two bin method
 Sistem pengendalian persediaan dengan koputer – Computerized inventory control system
 Sistem A B C – system A B C