Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) terhadap Organisasi Bisnis

Sistem Informasi Managemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, managemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”
Judul makalah ini mengandung tanda tanya. namun, mohon untuk tidak ditafsirkan bahwa di Indonesia tidak terdapat kegiatan penelitian yang berhubungan dengan SIM. Justru, diasumsikan bahwa kegiatan tersebut telah ada (exists) sehingga tidak ada klaim bahwa perlu melakukan perintisan bidang ini dari nol. namun, bidang ini telah berkembang secara paralel di berbagai bidang ilmu yang telah mapan seperti Ilmu Komputer, Bisnis dan Managemen, Psikologi, dan sebagainya.
Salah satu konsensus yang didapatkan, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :
ü Proses Managemen, seperti “Perencanaan Strategis”, “Pengelolaan Fungsi Sistem Informasi”, dan seterusnya.
ü Proses Pengembangan, seperti “Managemen Proyek Pengembangan Sistem”, dan seterusnya.
ü Konsep Pengembangan, seperti “Konsep Sosio-teknikal”, “Konsep Kualitas”, dan seterusnya.
ü Representasi, seperti “Sistem Basis Data”, “Pengkodean Program”, dan seterusnya.
ü Sistem Eplikasi, seperti “Knowledgey Management”, “Executivey System”, dst.

A. TEKNOLOGI INFORMASI & SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Teknologi Informasi merupakan teknologi yang dibangun dengan basis utama teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer yang terus berlanjut membawa implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan data yang berujung pada informasi. Hasil keluaran dari teknologi komputer yang merupakan komponen yang lebih berguna dari sekedar tumpukan data, membuat teknologi komputer dan teknologi pendukung proses operasinya mendapat julukan baru, yaitu teknologi informasi.
Teknologi informasi disusun oleh tiga matra utama teknologi yaitu :
1. Teknologi komputer, yang menjadi pendorong utama perkembangan teknologi informasi
2. Teknologi telekomunikasi, yang menjadi inti proses penyebaran informasi.
3. Muatan informasi atau content informasi, yang menjadi faktor pendorong utama implementasi teknologi informasi.
Kenyataan sejarah dunia mencatat masing-masing dari ketiga matra penyusun teknologi informasi di atas, pada awalnya berkembang saling terpisah. Teknologi komputer berkembang dalam lingkup matematika dan cenderung lebih teoritis. Teknologi telekomunikasi berkembang luas dalam dunia bisnis dan ekonomi menjadi pilar pendukung teknologi transportasi dalam revolusi industri. Sedangkan ilmu informasi muncul pada awal perang dunia II. Kemenangan dan kekalahan sebuah pasukan di medan perang dunia II ditentukan oleh akurasi informasi. Setelah itu, konsep ilmu informasi berkembang pesat.
B. AKTIVITAS SISTEM INFORMASI
Aktivitas proses pengolahan informasi pada dasarnya terbagi atas aktivitas input, proses, output, storage, dan control.
1. Kerangka Kerja Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen berhubungan dengan banyak teknologi yang kompleks, behavioral concept, dan aplikasi khusus pada area bisnis dan non bisnis yang tidak terhitung banyaknya.
Kerangka Kerja Kerja Sistem Informasi Manajemen, meliputi :
ü Foundation Concepts (Membuat konsep sistem informasi)
ü Development Procesess (pengembangan sistem informasi)
ü Business Aplications
ü Management Challenges
ü Information Technologies
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai. Sistem informasi manajemen SIM bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
1. Manfaat SIM Dalam Organisasi Bisnis
Pengembangan SIM memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.
Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
C. PERANAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Sistem informasi mempunyai 3 tugas utama dalam sebuah organisasi, yaitu:
ü Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional
ü Mendukung pengambilan keputusan manajemen
ü Mendukung persaingan keuntungan strategis
Beberapa sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen, sementara yang lainnya menjalankan berbagai macam fungsi.
1. Peranan Proses Bisnis Dan Operasional
Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.
a. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.
b. Process Control Systems (PCS)
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini.
c. Office Automation Systems (OAS)
OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik. electronic mail, teleconferencing, dan lain-lain.
2. Peranan Pengambilan Keputusan
Sistem Informasi Manajemen menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem ini terdiri atas beberapa tipe, yaitu:
a. Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information reporting systems ( sistem pelaporan informasi).
b. Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan).
c. Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information systems ( sistem informasi eksekutif)
d. Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh expert systems (sistem pakar) dan knowledge-based information systems (sistem informasi berbasis pengetahuan lainnya).
e. Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users ditetapkan oleh end user computing systems.
f. Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh business function information systems.
g. Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan oleh strategic information systems.
Dalam dunia kerja nyata, sistem informasi yang digunakan merupakan kombinasi dari berbagai macam sistem informasi yang telah disebutkan di atas. Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang. cross-functional sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi.
3. Peranan Persaingan Keuntungan Strategis
Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa :
ü Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama,
ü Ancaman dari perusahaan baru,
ü Ancaman dari produk pengganti,
ü Kekuatan tawar-menawar dari konsumen, dan
ü Kekuatan tawar-menawar dari pemasok.
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
ü Cost leadership. keunggulan biaya-menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya rendah.
ü Product differentiation. perbedaan produk-mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
ü Innovation-menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
1. MANFAAT STRATEGIS UNTUK SISTEM INFORMASI
Manfaat sistem informasi manajemen. SIM dapat menolong perusahaan untuk :
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.
2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis
Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar.
Selengkapnya...