MENGEMBANGKAN KETERAMPILAN KEPEMIMPINAN

Tingkat perubahan yang makin meningkat dalam lingkungan eksternal organisasi dan banyaknya tantangan baru yang menghadapi para pemimpin menyatakan bahwa keberhasilan seorang pemimpin dalam abad ke-21 akan membutuhkan tingkat ketereampilan yang lebih tinggi dan beberapa kompetensi baru juga.

Program Pelatihan Kepemimpinan
Program pelatihan formal telah luas digunakan untuk meningkatkan kepemimpian dalam organisasi. Kebanyakan organisasi besar memiliki suatu program pelatihan manajemen, dan banyak organisasi yang mengirimkan para manajer mereka ke seminar dan lokakarya di luar organisasi. Kebanyakan program pelatihan kepemimpinan dirancang untuk meningkatkan keterampilan dan perilaku generik yang relevan bagi efektivitas dan kemajuan manajerial.

Merencanakan Pelatihan yang Efektif
Efektivitas dari program pelatihan formal bergantung pada seberapa baiknya mereka dirancang. Rancangan pelatihan harus mempertimbangkan teori pembelajaran, sasaran belajar khusus, karakteristik orang-orang yang dilatih (trainer), dan pertimbangan praktis seperti batasan dan biaya yang berhubungan dengan manfaat.meski demikian pelatihan kepemimpinan akan lebih berhasil jika dirancang dan dilakukan dengan cara yang konsisten dengan beberapa temuan penting dalam penelitian mengenai proses belajar dan teknik penelitian. Penemuan penting diringkaskan secara singkat dalam bagian ini.

• Sasaran belajar yang jelas
Sasaran belajar menjelaskan perilaku, keterampilan atau pengetahuan yang diharapkan agar diperoleh oleh para orang yang dilatih (trainee) itu dari pelatihan. Sasaran belajar yang khusus membantu menjelaskan tujuan pelatihan itu dan relevansinya bagi para trainer.
• Isi yang jelas dan berarti
Isi pelatihan haruslah jelas dan berarti. Isi ini harus dibangun di atas pengetahuan para trainee itu sebelumnya, dan harus memfokuskan perhatian pada hal-hal yang penting. Pelatihan harus meliputi banyak contoh yang konkret dan relevan.
• Rangkaian isi yang tepat
Aktivitas pelatihan harus dirangkaikan dan diatur dalam cara yang akan memudahkan pembelajaran. Sebagai contoh lebih baik untuk mempelajari prasyarat konsep, simbol, peraturan dan prosedur sebelum melakukan aktivitas yang membutuhkan pengetahuan ini.
• Campuran metode pelatihan yang tepat
Pilihan akan metode pelatihan harus mempertimbangkan tingkat keterampilan motivasi dan kapasitas saat ini dari para trainee tersebutuntuk memahami dan mengingat informasi yang kompleks.
• Kesempatan untuk praktik aktif
Para trainee harus secara aktif mempraktikkan keterampilan yang akan dipelajari misalnya perilaku praktik, mengingat kembali informasi dari ingatan, menerapkan prinsip-prinsip dalam melakukan sebuah tugas.
• Umpan balik yang relevan dan tepat waktu
Para trainee harus menerima umpan balik yang relavan dari berbagai sumber yang tersedia, dan umpan balik itu harus akurat, tepat waktu dan konstruktif,.
• Memperkuat keyakinan para trainee
Proses instruksional harus memperkuat kemanjran diri dan harapan trainee bahwa pelatihan itu akan berhasil. Pelatih harus menyampaikan harapan keberhasilan dan bersabar dan mendukung para trainee yang mengalami kesulitan belajar,.
• Aktivitas tindak lanjut yang tepat
Keterampilan yang kompleks itu sulit dipelajari dalam kursus pelatihan singkat dengan kesempatan terbatas untuk praktik umpan balik.
Teknik Khusus untuk Pelatihan Kepemimpinan
Beragam luas metode telah berhasil digunakan untuk pelatihan kepemimpinan. Kuliah, demonstrasi, buku pedoman prosedural, kaset video, simulator peralatan, dan tutorial komputer interaktif digunakan untuk mempelajari keterampilan teknis.

Pembuatan model peran perilaku
Pembuatan model peran perilaku mengguanakan kombinasi dari dua metode yang lebih lama – demonstrasi dan permainan peran – untuk meperkuat keterampilan antar pribadi. Dasar teoritis dari pembuatan model peran perilaku adalah teori pembelajaran sosial milik Bandura (1986). Pendukung awal dari pembuatan model peran perilaku (Goldstein & Sorcher, 1974) berargumen bahwa hanya menyajikan dan mendemonstrasikan pedoman perilaku tidaklah cukup untuk memastikan orang akan belajar dan menggunakan perilaku yang janggal, sulit atau berlawan dengan cara-cara tipikal berhadapan dengan situasi antar-pribadi yang tegang.

Diskusi kasus
Kasus-kasus adalah gambaran dari peristiwa dalam sebuah organisasi. Ada banyak jenis kasus, yang berikhtisar dari gambaran panjang dan rinci dari peristiwa yang terjadi selama suatu periode beberapa tahun dalam sebuah organisasi hingga gambaran singkat dari kejadian khusus dalam kehidupan seorang pemimpin.

Permainan dan simulasi bisnis
Permainan dan simulasi bisnis telah digunakan selama bertahun-tahun untuk pelatihan manajemen. Sama seperti dengan kasus, simulasi meminta para trainee untuk menganalisis masalah rumit dan membuat keputusan. Namun tidak seperti kasus para trainee harus berhadapan dengan konsekuensi dari keputusan mereka.

Belajar dari Pengalaman
Banyak keterampilan yang penting bagi kepemimpinan yang efektif itu dipelajari dari pengalaman dibanding dari program pelatihan formal. Penugasan ke posisi administrasi memberikan sebuah kesempatan untuk mengembangkan dan meperbaharui keterampilan kepemimpinan selama kinerja kewajiban tugas biasa. Para atasan memberikan pelatihan dan pengajaran dapat memnantu para manajer menerjemahkan pengelaman mereka dan mempelajari keterampilan baru. Para peneliti di pusat kepemimpina kreatif telah mempelajari hubungan antara jenis pengalaman kerja tertentu dan pengembangan kepemimpinan. Studi ini menunjukkan bahwa belajar dari pengalaman dipengaruhi oleh:
• Jumlah tantangan
Sebuah situasi yang menantang adalah situasi di mana terdapat masalah yang tidak biasa yang harus dipecahkan, halangan sulit untuk diatasi, dan keputusan beresiko yang harus dibuat. Penelitian di CCL menemukan bahwa tantangan adalah paling besar dalam pekerjaan yang meminta manajer untuk menghadapi perubahan, mengambil tanggung jawab untuk masalah jarak penglihatan yang tinggi, mempengaruhi orang tanpa kewenangan, menangani tekanan eksternal, dan bekerja tanpa banyak pedoman atau dukungan dari atasan.
• Beragam tugas atau penugasan
Pertumbuhan dan pembelajaran lebih besar saat pengalaman kerja itu beragam dan juga menantang. Pengalaman kerja yang beragam meminta para manajer untuk beradabtasi dengan situasi baru dan menghadapi jenis masalah yang baru.
• Umpan balik yang relevan
Terjadi lebih banyak pembelajaran selama penugasan operasional saat orang mendapatkan umpan balik yang akurat mengenai perilaku mereka dan konsekuensinya dan menggunakan umpan balik untuk menganalisis pengalaman mereka dan belajar darinya.

Aktivitas Pengembangan
Sejumlah aktivitas dapat digunakan untuk memudahkan pembelajaran keterampilan yang relevan dari pengalaman di pekerjaan. Aktivitas pengembanagan ini dapat digunakan untuk menambahkan peletihan informal oleh atasan atau rekan kerja, dan kebanyakan dari mereka dapat digunakan sejalan dengan program pelatihan formal. Sebagai contoh umpan balik multi sumber dari tempat kerja diberikan kepada partisipan dalam suatu program pelatihan kepemimpinan. Setiap jenis aktivitas atau teknik akan ditinjau dan dievaluasi secara singkat.

Aktivitas untuk memudahkan pengembangan kepemimpinan
• Lokakarya umpan balik multi sumber
• Pusat penilaian pengembangan
• Penugasan khusus
• Rotasi pekerjaan
• Pembelajaran tindakan
• Pengajaran (mentoring)
• Pelatihan eksekutif
• Program tantangan luar ruangan
• Program pertumbuhan pribadi


Aktivitas Membantu Diri Sendiri
Fokus dari pembahasan ini mengenai apa yang dapat dilakukan organisasi untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan dari para anggotanya, bukan mengenai apa yang dapat dilakukan seseorang untuk mengembangkan keterampilan mereka sendiri. Meski demikian, aktivitas membantu diri sendiri memberikan pendekatan lain untuk memperkuat keterampilan kepemimpinan. Terdapat banyak teknik membantu diri sendiri untuk meningkatkan kepemimpinan, termasuk buku praktis, kaset video komersial, dan program komputer interaktif.
Pedoman untuk pengembangan diri dari keterampilan kepemimpinan
• Mengembangkan visi pribadi dari sasaran karir
• Mencari mentor yang tepat
• Mencari tugas yang menantang
• Meningkatkan pengawasan diri
• Mencari umpan balik yang relevan
• Belajar dari kesalahan
• Belajar memandang peristiwa dari berbagai perspektif
• Bersikap skeptis dari jawaban yang mudah

Kondisi yang Memfasilitasi Bagi pengembangan Kepemimpinan
Apapun metode pengembangan yang digunakan, perolehan keterampilan kepemimpinan difasilitasi oleh berbagai kondisi dalam organisasi. Kondisi ini membantu menentukan berapa banyak pelatihan yang diberikan, berapa banyak tantangan pekerjaan yang dialami orang, berapa banyak umpan balik yang diberikan, berapa banyak orang yang terdorong untuk mempelajari keterampilan baru, berapa banyak orang yang termotivasi untuk membantu orang lain belajar, dan bagaimana orang menerjemahkan kesalahan dan kegagalan. Beberapa kondisi yang paling penting adalah :
• Dukungan dari atasan
Atasan langsung memiliki pengaruh besar pada pengembangan kepemimpinan seseorang. Sayangnya, banyak atasan yang gagal melakukan hal-hal yang diperlukan untuk memudahkan pengembangan keterampilan kepimpinan para bawahan.
Seorang atasan yang tidak memahami pentingnya pelatihan dan mentoring tidak dapat memberikan banyak hal mengenai hal itu kepada bawahan.
• Iklim belajar
Jumlah pelatihan dan pengembangan manajemen yang terjadi dalam sebuah organisasi sebagian bergantung pada sikap dan nilai yang berlaku mengenai pengembangan, terkadang disebut dengan “iklim belajar”. Kondisi umum ini memperbesar pengaruh dari atasan langsung seorang manajer.
• Kriteria pengembangan untuk keputusan penempatan
Saat ini, kebanyakan organisasi tidak mebuat penugasan pekerjaan yang secara ekspilisit memberikan kesempatan pengembangan yang memadai dan sebuah gerak maju logis dari pembelajaran. Ide menggunakan penugasan pekerjaan untuk pengembangan kepemimpinan adalah agak tidak seimbang dengan pendekatan tradisional untuk seleksi dan penempatan dalam sebuah organisasi, yang mencari kecocokan yang baik antara keterampilan manajer dengan persyaratan pekerjaan.


Perspektif Sistem Mengenai Pengembangan Kepemimpinan
Perbedaan umum antara program pelatihan formal, aktivitas pengembangan, dan aktivitas membantu diri sendiri adalah berguna hingga satu titik, tetapi hal ini menyatakan secara tidak langsung bahwa kategori itu sama-sama eksklusifnya.

Hubungan antar pendekatan
Pembelajaran diperoleh dari suatu pendekatan dapat memudahkan atau memperkuat pembelajaran dari pendekatan lainnya. Sebagai contoh, aktivitas yang membantu diri sendiri seperti menggunakan program interaktif komputer dapat berguna untuk menyiapkan penugasan pekerjaan. Kursus singkat atau lokakarya berguna untuk menyiapkan seseorang untuk penugasan operasional khusus, atau memperkuat keterampilan yang diidentifikasikan sebagai kekurangan dalam pusat penilaian pengembangan atau umpan balik360 derajat.

Mengintegrasikan aktivitas pengembangan
Dalam banyak organisasi hanya ada sedikit integrasi dari aktivitas pelatihan dan pengembangan kepemimpinan satu sama lain atau dengan praktik sumber daya manusia yang terkait seperti penilaian kerja, konseling karier, dan perencanaan suksesi. Keputusan mengenai jenis pelatihan dan pengembangan yang disediakan sering dipengaruhi oleh metode baru dan hal yang dibesar-besarkan oleh pemasok bikannya oleh analisis sistematis dari kompetensi penting yang harus diperkuat.
Selengkapnya...

Six steps to better marketing operations management

By Chetan Saiya (CEO, Assetlink Corporation)
Published by The Wise Marketer in June 2005.

A number of factors conspire against marketers these days, making it hard to execute, monitor, and measure marketing operations manually. Here, Assetlink details six steps to aid the troubled CMO...

Shorter product life cycles, simultaneous global product launches and increased focus on multi-channel, integrated campaign management are making it impossible to execute marketing processes manually. In addition Sarbanes-Oxley compliance is forcing marketing organizations to demonstrate transparency and accountability of their operations. As a result the CMO is challenged with instituting efficient and measurable marketing processes.

Culturally, introducing efficiencies into the marketing function is not easy. Marketing teams pride themselves for their strategic thinking and creative skills. Efficient marketing operations management (MOM) often takes a back seat. The problem is further aggravated by heavy dependence on external partners for advertising, promotions, creative design and production. Well thought-out change management practices, combined with the right technology, can help dramatically improve marketing efficiencies. Consequently, marketing teams become more available for greater strategic and creative thinking by automating mundane activities.

Six steps to marketing efficiencies
Using a Marketing Operations Management (MOM) solution, the CMO can create a marketing culture that will streamline marketing processes at both the operational and campaign level, will propel the organization to reduce waste, and will drive higher revenue returns. It is not as difficult as you may think if you leverage the MOM technology and follow these six simple steps:

1. Communicate marketing objectives
All too often, marketing teams tend to repeat the marketing campaigns from one year to another based on their historical returns. The future value often changes based on market trends and competitive environment. This misalignment of business objectives and marketing execution is one of the biggest sources of inefficiencies.

Rigorous quantification of business objectives into marketing performance indicators (MPI) result in Marketing Scorecards, that can help the CMO to consistently communicate marketing objective. MPIs such as brand awareness, market share, leads, customer satisfaction, etc. help marketing teams to align and fine-tune their marketing mix to achieve the marketing objectives. In addition, it helps marketing management to monitor if these objectives are being achieved during the course of execution of marketing activities.
2. Define marketing plans
Most marketing planning and budgeting activities tend to be manual, iterative and ad hoc exercises. The final plans are hidden behind mountains of spreadsheets and documents that are not visible to most stakeholders until the last minute. This results in constant and unnecessary urgencies and causes wasteful crisis-driven operations.

Marketers need to define and create a standard, enterprise-wide online template that stores all the captured information as structured document. This will help marketers ensure the consistency of information, improve collaboration (among authors of the strategic plans and with upper management for the plan review) and automate the generation of reports showing the effect of marketing strategy with respect to marketing objectives, channels, segments and products. Marketers also need to define a consistent format for building an operational plan in terms of marketing activities or initiatives. For example, each marketing activity should have clearly defined parameters such as marketing objectives, products, segments, channels, expected results, etc., in addition to the budget and execution schedule. Taking the time to define a clear and consistent plan-template will ensure that the operational plan data is uniform throughout the organization, has the ability to automate the consolidation of budgets for financial analysis and can generate reports showing break-up of budgets by marketing objectives, channels, segments and products.

3. Track marketing budgets
Today, marketing managers and marketing/financial controllers are forced to spend a significant amount of time tracking budgets for marketing activities, tracking the associated invoices and following up with vendors for payments. Marketing related financial information tends to be processed three times; first, by marketing manager in their Excel spreadsheets, next by the marketing controller in their Access database, and finally by the finance department in the ERP system. As a result, marketing groups have great difficulty adjusting budgets in response to new market and business realities since none of the information on budgets, commitments and spends is current. This makes it almost impossible for marketers to generate reports correlating their budgets with various marketing and business parameters, so it is never really clear to them where the money is being spent.

By creating a single, online centralized system that integrates financial reporting with operational planning tools, marketers can submit the requests for purchase orders and forward invoices to the controllers. They can also share and integrate forecasting and financial scheduling data, track vendor information, vendor estimates and invoices. More importantly, automating the budgeting functions enables marketers to make instantaneous adjustments in both budget and strategy to ensure optimum effectiveness.

4. Streamline and automate marketing workflows
All to often project managers in marketing service departments are charged with coordinating large numbers of marketing projects related to product launches, advertising, promotions, sponsorships and events between marketing managers and external service providers using rudimentary tools such as spreadsheets and e-mails. Their communications with both marketing managers and external partners tends to be ad hoc, subjective and non-uniform, which leads to inconsistent results.

Marketers need to define both uniform processes and templates in order to streamline communications between different stakeholders. By providing project managers with an online tool that manages workflow, they are able to capture and communicate marketing briefs, track project timelines and assign work to external partners. Further, by automating the tracking function, managers can use this information to integrate with operational planners and generate marketing briefs for executing marketing activities and integrate with budget managers to track vendor estimates and invoices per project.

5. Control marketing assets and improve reuse
Much time, effort and money is wasted due to a marketer's inability to control and manage their marketing assets. Traditionally, product and advertising photos, marketing collateral, logos, etc. are scattered across several media silos, geographical regions, marketing and product teams and even external agencies. Marketing managers and marketing services groups are forced to spend a significant amount of time and effort searching for them and wind up paying a substantial amount of money to external agencies for fulfilment of their requests. This inconvenience of accessing and retrieving marketing assets results in recurring repurchases and redesigns leading to further cost overruns and time delays.

To overcome these obstacles, CMOs need to create a repository that houses all of their marketing assets and provides controlled access to employees and partners. For instance, by instituting a template driven artwork adaptation system, the marketing department can eliminate graphics production costs and time delays related to the modification of office stationery, customer communications pieces, marketing collateral and promotional items. By housing marketing assets in one centralized location, the entire marketing group will dramatically enhance the reuse of existing assets, resulting in huge cost and time savings.

6. Manage brands
One of the most important and over-looked components of an effective marketing strategy is managing your company's brand assets. As a CMO, you need to articulate both your brand strategy and brand essence to your marketing managers and define creative guidelines for external agencies if you want to ensure the consistent and accurate expressions of brands. All too often, companies find themselves investing a significant amount of money and effort in producing and distributing brand books and building and maintaining specialized brand websites. However, the information presented tends to be overwhelming, outdated and represents a "one-way communication" from the corporate headquarters to the markets.

Savvy marketers know that by implementing a collaborative environment that enables brand managers and external suppliers to contribute brand related content, without requiring them to be experts in Internet technologies, results in the organization's ability to access the most up-to-date visual identity elements and track its usage.

Changes to processes can reap big benefits
Achieving marketing efficiencies requires a combination of marketing skills and operations management. The biggest hurdle in achieving marketing efficiencies is assessing the current situation in an objective manner, clearly articulating the benefits, managing assets and proving program results. So before you rush to execute "the next big thing" create an environment that encourages dialog with your current marketing team, identifies areas of opportunities and defines objectives and results.

By leveraging technology, marketing objectives can be clearly defined in quantitative terms (hard numbers) and ROI can be easily calculated proving greater efficiencies to your marketing operations. Selengkapnya...